复式记账工具：Excel、GnuCash、纯文本记账

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本文是复式记账系列文章的最后一篇，主要介绍复式记账的工具。

记账是一个长久且隐私的事情。长久，就不能让账本与某个特定的软件绑定，任何一家公司都有可能倒闭；隐私，就需要要账本数据能掌握在自己手里。

记账工具有很多，复式记账的工具也不少，但本文主要基于以上两个原则推荐。

纸质账本

如果你不想使用手机、电脑等电子产品记账，那么账本是你唯一的选择。

使用纸质账本记账，可以买一些三栏或多栏式明细账，参考借贷记账法中提到的方法记录就好了。

使用纸质账本的缺点是不方便保管和携带。而且没有软件自动化的生成各种报表，查看起来不方便。

Excel

如果你使用电脑记账，最通用的办法就是 Excel（泛指一切电子表格软件）了。

Excel 这个软件可能会消失，但电子表格这类软件总会存在。再不济，你可以在电子表格消失前，把账本转换成 CSV 文件，变成纯文本的保存起来。

使用 Excel 记账的方法，可以参考之前系列文章一直在使用的记账表格的形式。但在真实记账场景中，一般账户分类会比较多，如果都横着放，可能会导致表格特别宽，所以最好竖着放：

日期摘要一级分类二级分类金额
2023-10-10发工资资产银行卡1,000
收入工资-1,000
2023-10-10吃饭支出吃饭100
负债信用卡-100

使用 Excel 记账的缺点是，Excel 记录方便，但查看起来麻烦。虽然 Excel 有各种公式，也可以生成各种图表，但这些公式和图表的配置可能需要花一番心思。

如果打算使用 Excel 记账的话，网上有一些用于复式记账的 Excel 模板，可以参考使用。

GnuCash

如果你打算使用专门的记账软件来记账的话，可以使用 GnuCash。

GnuCash 是一个开源的复式记账软件，之前文章提到的各种复式记账的要素，全部支持：

  • 复式记账
  • 多币种记账
  • 投资记账
  • 报表

具体安装和使用方法见 GnuCash 官网。

GnuCash 的缺点是，账本数据只能使用 GnuCash 打开，在一定程度上不满足长久的要求。但好在他的数据都会保存在一个 XML 文件中，如果 GnuCash 消失了，迁移起来不会太难。

GnuCash 的另一个缺点是仅支持 Linux、Windows 和 macOS，没有移动客户端，不能随时随地在手机上记账。

纯文本记账

纯文本记账包含了两层含义：

  • 用纯文本的方式，把账记下来；
  • 用工具来解析纯文本账本，并展现出来。

纯文本记账的内容可能是这样的：

1
2
3
4
5
6
7
2023-10-10 发工资
  资产-工资卡   +1,000 CNY
  收入-工资     -1,000 CNY

2023-10-10 吃饭
  支出-吃饭     +100 CNY
  负债-信用卡   -100 CNY

有没有发现，这和借贷记账法中的会计分录很像？这基本上就是一笔交易的全部要素了：日期、摘要、账户、金额、币种。所以纯文本记账的工具很多，但他们的语法都大同小异。

当你把纯文本记账的“记”和“看”分成两件事来看时，就能发现纯文本记账的好处了。

在记的方面：

因为记账就是按照上面那种格式写下的文字，所以你可以使用任意可以编辑文本文件的工具来记账。在电脑上，可以使用记事本、vim 等；在手机上，可以使用便签、备忘录；甚至在纸上，可以随时随地的找一张纸记下几笔，回家后再录入到电脑中。

而且账本是纯文本的，一个文本文件就是你的全部数据。保管起来更方便，还可以使用 Git 做版本控制。

另外纯文本记账还方便多人合作记账。例如你想记录家庭的收支情况，可以每个家庭成员各自记录在一个文件中，查看的时候，把所有文件都作为工具的输入就行了。

在看的方面：

因为主流的几个纯文本记账软件，它们的主要语法，尤其是交易记录的语法，都大同小异。所以你不用担心数据与某个软件绑死了。如果某个软件不可用了，或者你对其功能不满意了，可以轻松的换到另一个工具上。

纯文本记账的缺点是，安装和使用的门槛比前几种高一点。

纯文本记账的工具有很多，目前最主流的是 Beancount、hledger 和 ledger。还有一个专门的纯文本记账的网站，上面记录了更多的纯文本记账工具。

如果想要进一步了解纯文本记账，可以参考：复式记账工具：Beancount 入门。